Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, auch die Praxis mit drei Therapeuten. Viele tun es noch nicht, und genau dort entstehen unbezahlte Dokumentationsstunden, ausgefallene Pausen und Streit beim Ausscheiden. Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage, was ein System können muss und was du tun kannst, wenn deine Praxis keines hat, Stand November 2026.
Die Rechtslage: EuGH 2019, BAG 2022, Gesetz offen
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen (Urteil vom 14.05.2019, C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat daraus 2022 abgeleitet, dass diese Pflicht in Deutschland schon heute aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz folgt (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21). Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden, nicht nur die Überschreitung von acht Stunden, wie es § 16 ArbZG bisher verlangte. Ein Gesetz, das Details wie elektronische Form und Ausnahmen regelt, lag 2023 als Referentenentwurf vor und war im November 2026 noch nicht beschlossen. Die Pflicht gilt trotzdem, die Form ist bis dahin frei: Stundenzettel, Excel, App oder Praxissoftware.
Was ein System in der Praxis können muss
- Beginn und Ende jedes Arbeitstags und die Pausen, nicht nur Behandlungszeiten aus dem Terminplan.
- Dokumentationszeit, Teambesprechungen, Vor- und Nachbereitung, Fahrzeiten zwischen Hausbesuchen.
- Überstunden und ihr Ausgleich, mit Saldo, den du einsehen kannst.
- Delegation ist erlaubt: Du darfst die Zeiten selbst eintragen, der Arbeitgeber muss das System stellen und kontrollieren.
- Zugänglich: Du musst deine Zeiten einsehen und Kopien bekommen können.
- Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Vertrauensarbeitszeit, Taktpläne und die Dokumentationsfalle
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, aber auch dort muss die Zeit erfasst werden, der Arbeitgeber verzichtet nur auf die Kontrolle der Lage. Für Therapiepraxen ist der Taktplan das eigentliche Problem: Wenn die Software von 8 bis 17 Uhr Behandlungen im 20-Minuten-Takt zeigt, fehlen Dokumentation, Rezeptprüfung und Übergaben. Eine ehrliche Erfassung macht sichtbar, dass die Dokumentation nach dem letzten Patienten Arbeitszeit ist. Viele Praxen planen deshalb inzwischen Dokumentationsblöcke von 15 bis 30 Minuten pro Tag ein oder verlängern den Takt. Wer das nicht tut, produziert Überstunden, die er nach der Rechtsprechung bezahlen muss, wenn er sie duldet.
Deine Rechte, wenn die Praxis nicht erfasst
Du kannst die Einführung eines Systems verlangen, ein Betriebsrat hat ein Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG. Ohne Betriebsrat bleibt dir die Bitte an die Praxisleitung und das eigene Protokoll. Vor Gericht musst du Überstunden weiterhin selbst darlegen: Datum, Beginn, Ende, Pausen, Grund und wer davon wusste (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Fehlende Erfassung des Arbeitgebers erleichtert dir das nicht automatisch, Gerichte würdigen sie aber zu seinen Lasten, wenn er deine Angaben nur pauschal bestreitet. Die Arbeitsschutzbehörden können die Erfassung anordnen und Bußgelder verhängen, in der Praxis kontrollieren sie Therapiepraxen selten.
So führst du ein eigenes Protokoll
Eine Tabelle mit Datum, Beginn, Ende, Pausen, Summe, Grund für Mehrarbeit und Zeugen reicht. Trag am selben Tag ein, nicht am Wochenende aus der Erinnerung. Screenshots des Terminplans, Nachrichten der Praxisleitung und Ausdrucke aus der Praxissoftware mit Dokumentationszeitstempeln belegen die Einträge. Reiche den Saldo monatlich schriftlich ein und bitte um Ausgleich oder Vergütung, damit keine Ausschlussfrist verstreicht, oft drei Monate nach Fälligkeit.
Für Praxisinhaber: Erfassung ohne Bürokratie
Die meisten Praxisprogramme haben ein Zeiterfassungsmodul oder eine App-Anbindung, Stempeluhr-Apps kosten wenige Euro je Nutzer im Monat. Entscheidend ist die Regel dahinter: Dokumentationszeit im Plan, Pausen geblockt, Überstundenkonto mit Obergrenze und Ausgleichsfrist, monatliche Freigabe durch beide Seiten. Das schützt vor Nachforderungen beim Ausscheiden und macht die Praxis für Bewerber attraktiver, denn „Zeiterfassung und bezahlte Dokumentationszeit“ ist in Anzeigen inzwischen ein Argument.
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